Outils

Des outils de réservation en ligne performants

Simplicité, convivialité, rapidité et autonomie de nos outils en ligne performants et économiques.

Deux GDS pour comparer les tarifs et répondre aux désirs des clients en fonction de leur préférence

Le monde du transport aérien et ferroviaire est complexe avec ses 137 millions de tarifs, 563 millions de règles tarifaires, 41,5 millions de dossiers actifs de disponibilités et 7,6 millions d’horaires, 41,5 millions de dossiers actifs de disponibilités et 7,6 millions d’horaires. Il arrive parfois que les GDS proposent des tarifs différents pour une même prestation aérienne, ferroviaire ou hôtelière. De même, un GDS peut proposer des disponibilités sur un vol apparaissant complet sur un autre GDS. C’est pourquoi Amplitudes Business Travel a fait le choix de travailler avec deux GDS, leaders mondiaux, que sont SABRE et AMADEUS, afin de proposer une offre totalement optimisée. Rares sont les acteurs du secteur qui sont en mesure de faire ce choix.

La gestion des notes de frais

Nous vous proposons de gérer l’intégralité des processus de gestion des déplacements professionnels (avant, pendant et après le voyage) et vous assurons des options de traitement des frais professionnels depuis l’émission d’un ordre de mission jusqu’à l’intégration en comptabilité des frais inhérents au déplacement. Suite à un déplacement, votre collaborateur disposera d’un outil adapté sans restriction lui permettant : d’enregistrer son déplacement, de renseigner les dépenses « annexes » liées à ce déplacement et de faire parvenir ses justificatifs grâce à un flux dématérialisé, de suivre en temps réel les différentes étapes de traitement de ses dépenses et de recevoir un remboursement rapide des dépenses engagées.

Ce processus permet au supérieur hiérarchique et au service comptable de contrôler les dépenses grâce à la mise en place d’un « workflow » de validation totalement automatisé, l’enregistrement des données dans le système comptable de votre entreprise, la réduction du risque grâce à une intégration automatisée des différents champs de la note de frais, un suivi analytique fiable et précis.

La dématérialisation fiscale des factures

Le traitement des factures papier est coûteux et fastidieux. Il nécessite un certain nombre de tâches à faible valeur ajoutée : impression, affranchissement et expédition, saisie et validation des données, archivage, envoi de duplicata de factures à la demande des clients, gestion des litiges avec les fournisseurs. La mise en place d’un processus de facturation électronique permet de réduire considérablement les coûts de facturation. C’est pourquoi, chez Amplitudes Business Travel nous avons opté pour la solution Clear’Invoice de Ventya, une solution de dématérialisation fiscale des factures pour le traitement de la facturation clients et/ou fournisseurs.

En tant que précurseurs de la dématérialisation au niveau national, nous travaillons étroitement avec nos clients pour les aider à passer avec succès d’un processus de facturation manuelle à un processus de facturation électronique parfaitement optimisé. Bénéficiant ainsi de processus plus fiables, les entreprises maîtrisent mieux leur facturation. Nombreux sont nos clients faisant appel à ce service en dématérialisation partielle ou totale.

La géolocalisation

Chez Amplitudes Business Travel, nous savons l’importance pour les entreprises de s’assurer de la sécurité de leurs collaborateurs en cas de situation de crise dans les pays dans lesquels ils se rendent (instabilité politique, actes de terrorisme, catastrophes naturelles, maladies/épidémies/pandémies, incidents et accidents liés au voyage). En nous appuyant à la fois sur des technologies performantes de tracking et sur l’expertise de nos équipes, nous sommes en mesure de géolocaliser rapidement et en temps réel tous les collaborateurs de votre entreprise. Cet outil, accessible par un simple lien, permet à nos clients de géolocaliser à tout moment l’ensemble des collaborateurs de l’entreprise se trouvant en déplacement (train ou avion).

Les outils statistiques

Les rapports générés par nos outils vous permettent d’accéder à des données détaillées et à une analyse précise des dépenses liées à vos déplacements professionnels. Nous disposons de plus de 200 rapports statistiques clairs, conviviaux et précis en accès direct. Un service de statistiques instantané vous permet également de suivre, en temps réel, l’évolution du budget dédié engagé ainsi que les parcours classiques de déplacements professionnels. Un service de rapports personnalisés ciblés et de bilans CO2 est également disponible.

Une application pour smartphone dédiée : TripCase

Nous avons le plaisir de vous proposer l’envoi de vos documents de voyage sur TripCase®, application de voyage leader accessible en ligne et sur mobile. Nous vous invitons à télécharger TripCase® afin de recevoir les alertes de voyage sur votre appareil mobile et de consulter toutes vos informations de voyage où que vous soyez, quand vous le voulez.

Formation

Le déploiement de nos outils on line chez nos clients est toujours accompagné de séances de formation des futurs utilisateurs, qu’ils soient chargés de voyage ou voyageurs autonomes.
Ces formations sont réalisées sur site, par petits groupes et dispensées par nos propres équipes afin d’assurer une totale cohérence entre les aspects théoriques et l’utilisation pratique de nos outils.